GED - Gestão Eletronica de Documentos - Mito ou Tecnologia Disponível ?
Ao armazenar de forma virtual seus documentos, a rotina profissional ganha agilidade e fica muito mais simples. As vantagens são várias, no entanto, não basta armazenar seus arquivos na nuvem. É preciso convertê-los em arquivos de formatos diversos, como pdf, jpg, xls, doc e gerenciá-los com sabedoria para melhor uso do espaço virtual. Pode parecer um pouco complexo, mas esse processo valerá a pena.
Podemos Reduzir Custo com o GED, Reduzir custos é o sonho de qualquer empresa, não é mesmo?
A gestão eletrônica de documentos é possível reduzir custos, cortando gastos com impressão, já que os arquivos ficam armazenados na nuvem a custo zero e só serão impressos sob demanda e em quantidade reduzida. Sem contar com o ganho ambiental, e o impacto com isto é significativo com a substituição dos documentos impressos pelos digitais. O planeta agradece.
A produtividade também aumenta a partir do momento em que não é mais necessário ficar procurando um arquivo importante. Tenha em mente que, ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, eles estarão organizados e ao alcance de um clique. É possível, ainda, converter imagens em texto, o que facilita a busca no conteúdo do documento utilizando até mesmo palavras-chave.
Apostar na gestão eletrônica de documentos é garantir que seus arquivos poderão ser acessados pela Internet, de qualquer lugar do mundo em que você estiver. Nunca mais passe aperto de precisar de um arquivo importante e se lembrar que deixou o papel no escritório. Gerenciar documentos eletronicamente torna tudo mais simples.
Documentos impressos podem oferecer riscos, caso sejam acessados pela pessoa errada. Ao apostar na gestão eletrônica você mantém a segurança da informação, já que só pessoas autorizadas têm acesso aos arquivos. Além disso, é possível fazer backups para manter cópias de segurança para que você nunca perca um documento.
Outro grande benefício da gestão eletrônica de documentos é a possibilidade de acesso ilimitado de usuários aos itens. Assim, é possível compartilhar arquivos com a equipe, com clientes e qualquer outra parte interessada com muita facilidade. Essa é também uma excelente forma de permitir que a equipe consiga acompanhar todas as etapas de um processo de forma simples, mesmo que não estejam em um mesmo ambiente físico.
A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a agilidade e facilitar a vida de todos na empresa.
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